El registro de jornada: guía práctica para cumplir con la normativa

Aunque la obligación de registrar la jornada laboral está en vigor desde 2019, muchas empresas siguen teniendo dudas sobre cómo aplicarla correctamente. Para ayudar a aclararlas, la Dirección General de Trabajo ha publicado una guía informativa. No es un documento con fuerza legal, pero sí ofrece criterios útiles que pueden orientar a empresas y profesionales en su cumplimiento.

Desde que se aprobó el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben llevar un control diario y objetivo de las horas que trabaja cada empleado. Una medida que parecía sencilla, pero que en la práctica ha generado incertidumbre, confusión e incluso temor a posibles sanciones.

Esta guía responde a las preguntas más frecuentes con un enfoque claro y accesible. Aquí te dejamos un resumen práctico:


1. ¿Quiénes están obligados a registrar su jornada?
Todos los trabajadores por cuenta ajena, sin importar su puesto, categoría o tipo de contrato. Esta obligación se aplica tanto si trabajan presencialmente, a distancia o en movilidad. Es responsabilidad de la empresa implantar un sistema diario y funcional.

2. ¿Existen excepciones?
Sí. No deben registrarse las jornadas de:

  • Altos directivos (art. 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores).

  • Personas autónomas, incluso si colaboran con una empresa.

  • Trabajadores con normativas sectoriales específicas, como el transporte o el sector marítimo (deben analizarse de forma individual).

3. ¿Qué pasa con regímenes especiales?
No hay una única respuesta. Por ejemplo, en cooperativas, la obligación dependerá de los estatutos y de la normativa específica. Lo importante es analizar si existe una relación laboral conforme al Estatuto de los Trabajadores.

4. ¿Qué datos debe recoger el registro?
La hora exacta de entrada y salida cada día. No basta con indicar solo el número de horas. El control debe reflejar la jornada completa para verificar descansos y cumplimiento legal.

5. ¿Es obligatorio anotar las pausas?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable si las pausas forman parte del tiempo de trabajo. De lo contrario, podría interpretarse que todo el tiempo entre la entrada y la salida ha sido tiempo efectivo.

6. ¿Se debe reflejar el tiempo efectivo de trabajo?
Sí, aunque no de forma directa. El registro permite deducirlo. El empleador deberá justificar qué parte del tiempo registrado corresponde a descansos u otras interrupciones.

7. ¿Puedo registrar una jornada tipo o modelo estándar?
No. El registro debe hacerse día a día. Usar plantillas genéricas solo es válido si se ajustan exactamente al horario pactado, lo cual en la práctica es difícil de mantener.

8. ¿Qué pasa si hay flexibilidad horaria?
También debe registrarse. La flexibilidad no elimina la obligación, simplemente modifica el horario previsto, pero el control debe seguir existiendo.

9. ¿Es válido un registro firmado cada día?
Sí, siempre que refleje la hora real de inicio y fin de jornada. Firmas semanales o mensuales no son válidas.

10. ¿Existe un modelo oficial de registro?
No. Cada empresa puede elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, siempre que sea fiable, objetivo y accesible para inspecciones y trabajadores.

11. ¿Puede hacerse manualmente?
Sí, aunque los registros manuales generan más dudas. Deben ser completos, firmados a diario y mantenerse en condiciones adecuadas. Se recomienda el uso de medios digitales por su mayor fiabilidad.

12. ¿Son válidas las herramientas digitales o apps?
Sí, siempre que aseguren la integridad de los datos y no puedan manipularse. La trazabilidad y fiabilidad son claves.

13. ¿Quién guarda los registros?
La empresa. Debe conservarlos y garantizar su disponibilidad inmediata en caso de inspección.

14. ¿Qué requisitos debe cumplir el sistema?
Ser fiable, objetivo, accesible para consulta y cumplir la normativa de protección de datos.

15. ¿Hay que dar copia al trabajador cada día?
No es obligatorio salvo que lo indique el convenio o un acuerdo. Sin embargo, el trabajador puede pedir acceso a sus registros en cualquier momento.

16. ¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los registros?
Cuatro años. Y deben poder consultarse de forma inmediata.

17. ¿Dónde deben almacenarse?
En el centro de trabajo o en un soporte accesible desde él. No es necesario que sea físico, pero sí fácilmente accesible.

18. ¿Quién puede consultar los registros?

  • La Inspección de Trabajo.

  • El trabajador (solo sus datos).

  • Representantes legales, con acceso al resumen colectivo salvo pacto distinto.

19. ¿Qué pueden hacer los representantes legales?
Supervisar el cumplimiento de la normativa. Solo podrán ver los datos individuales si el trabajador lo permite o si existe acuerdo.

20. ¿Cómo registrar a quienes teletrabajan o están en movilidad?
Mediante apps, plataformas digitales u otros medios adaptados. Lo importante es que se registre la jornada, sea cual sea el lugar de trabajo.

21. ¿Qué ocurre con guardias o tiempos de disponibilidad?
Se diferencian dos tipos:

  • Trabajo efectivo: debe registrarse.

  • Disponibilidad sin actividad: puede quedar fuera del registro, salvo pacto o normativa específica.

22. ¿Qué hacer si un trabajador se niega a fichar?
La empresa debe informar de su obligatoriedad. Si persiste, puede tratarse como una infracción y ser sancionable internamente.

23. ¿Y si no hay acuerdo con la representación sindical?
La empresa debe implantar el sistema igualmente. La falta de acuerdo no la exime de cumplir la ley.

24. ¿Puede intervenir la Inspección de Trabajo?
Sí. Y lo está haciendo. Las multas por no registrar o conservar adecuadamente los datos pueden llegar a los 7.500 € por centro de trabajo.

25. ¿Qué pasa si el registro es genérico o está incompleto?
Se considera una infracción, aunque no se hayan hecho horas extra. La sanción se aplica por no cumplir con la obligación formal de registrar correctamente.

26. ¿Cómo saber si el sistema que tengo es válido?
Debe cumplir tres condiciones básicas:

  • Reflejar la jornada real.

  • Estar disponible para consulta inmediata.

  • Ser fiable y no manipulable.

Si hay dudas, lo más recomendable es hacer una auditoría del sistema de control horario.


No registrar la jornada de manera adecuada no es un simple error administrativo: es una infracción grave que puede traer consecuencias económicas y legales importantes.


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