El IVA es uno de los impuestos con los que conviven empresas y autónomos prácticamente a diario. Precisamente por esa familiaridad, es habitual pensar que su funcionamiento está completamente asumido. Sin embargo, la experiencia demuestra que muchos de los problemas relacionados con este impuesto no provienen de operaciones complejas, sino de pequeños errores que pasan desapercibidos hasta que la Administración los revisa.
En materia de IVA, un detalle aparentemente menor puede marcar la diferencia entre una gestión correcta y una regularización con el consiguiente coste económico.
Estos son tres de los errores más frecuentes.
Cuando una empresa factura un servicio o vende un producto, cobra el IVA correspondiente a su cliente. Ese importe entra en la cuenta bancaria junto con el resto del cobro y, en ocasiones, acaba utilizándose para atender gastos corrientes.
Sin embargo, ese dinero nunca forma parte del beneficio de la empresa.
El empresario actúa únicamente como intermediario entre el cliente y la Administración Tributaria: repercute IVA en sus ventas, soporta IVA en sus compras y posteriormente liquida la diferencia.
El problema aparece cuando el IVA se utiliza como si fuera liquidez disponible. Cuando llega el momento de presentar la autoliquidación, muchas empresas se encuentran con una obligación de pago para la que ya no disponen de fondos suficientes.
Conviene recordar que el IVA repercutido no pertenece a la empresa. Gestionarlo como un ingreso propio puede generar importantes tensiones de tesorería.
No todas las operaciones económicas están sujetas al IVA ni todas tributan de la misma forma.
Para que una operación quede gravada deben concurrir determinados requisitos legales y, además, existen numerosas excepciones previstas en la normativa.
Entre otras situaciones, pueden encontrarse:
- Operaciones exentas de IVA.
- Operaciones no sujetas.
- Transmisiones gravadas por el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales (ITP) en lugar de IVA.
- Operaciones con reglas especiales de localización o tributación.
Aplicar IVA cuando no corresponde puede generar incidencias tanto para quien emite la factura como para quien la recibe. Del mismo modo, dejar de repercutirlo cuando sí resulta obligatorio puede dar lugar a regularizaciones posteriores.
La aplicación del IVA debe responder siempre a la naturaleza de la operación y a la normativa aplicable, no a criterios de prudencia o costumbre.
Disponer de una factura no garantiza, por sí solo, el derecho a deducir el IVA soportado.
Para que esa deducción resulte válida deben cumplirse diversos requisitos, entre ellos:
- Que el gasto esté vinculado a la actividad económica.
- Que exista una factura correctamente emitida.
- Que no concurran limitaciones legales a la deducción.
- Que la deducción se practique en el periodo correspondiente.
En la práctica, es frecuente encontrar incidencias relacionadas con gastos de uso mixto, facturas con defectos formales o adquisiciones cuya afectación a la actividad no puede acreditarse suficientemente.
Cuando no se cumplen los requisitos establecidos, el IVA deja de ser deducible y pasa a convertirse en un coste para la empresa.
La mayoría de las incidencias en materia de IVA no tienen su origen en grandes operaciones, sino en decisiones cotidianas que parecen inofensivas en el momento en que se toman.
Separar correctamente el IVA de la tesorería de la empresa, analizar el tratamiento fiscal de cada operación y revisar los requisitos antes de practicar una deducción son medidas sencillas que reducen considerablemente el riesgo de futuras regularizaciones.
En materia tributaria, la prevención sigue siendo la mejor herramienta para evitar costes innecesarios y mantener una gestión fiscal segura.
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